L'opération vue par le service administratif

Pour prétendre à la réussite d’un projet comme celui-ci dans le cadre de l'entreprise, plusieurs dimensions sont à prendre en compte. Il ne s'agit pas simplement de clipser les sacoches et de donner les premiers coups de pédale (comme on pourrait le faire dans le cadre de ses vacances). C'est Mélanie, assistante de gestion e-monsite, qui m'a aidé à préparer le projet. Une fois en route, c'était aussi mon joker téléphonique Coup de fil à un ami en cas de besoin (pour trouver un train ou un hébergement de dernière minute etc etc). Je lui laisse donc la parole. Voici quelques conseils pour les entreprises qui souhaitent mettre en place un projet qui sort des missions du quotidien. 

Secretaire e-monsite

Laisser un de ses salariés livré à lui-même dans des lieux qui lui sont inconnus, et qui plus est en vélo, comprend un grand nombre de "risques". 

Se poser les bonnes questions


La première mesure à prendre est la gestion interne de l’entreprise, il faut savoir si le projet est aussi intéressant pour l’entreprise que pour les clients et le public. Pour une avancée optimale du projet il est important de se poser les bonnes questions pour savoir si le départ d’un salarié durant une période d’une à deux semaines est gérable dans le service où il occupe ses fonctions. Si ce départ n’est responsable d’aucun dysfonctionnement interne, l’aspect commercial et financier doivent également être à la hauteur des frais engagés par la mission.

Jérémy, de sa propre initiative, a proposé d’effectuer sa mission de technicien du support directement chez les clients à l’aide de son vélo pour les aider à créer un site. La satisfaction de la gérance et du public s’est faite ressentir immédiatement. D’autant plus que d’un point de vue commercial et financier l’affaire est alléchante. Tout d’abord car les frais de déplacement sont quasi-inexistants, il ne reste à financer que l’hébergement et la restauration*, ainsi que les frais annexes tels que l’achat d’une go-pro, ou encore d’une trousse à pharmacie…

Être en règle


La gestion administrative est essentielle au bon déroulement, elle permet d’effectuer la mission avec l’accord de l’administration française. Cette démarche est obligatoire car cette prestation ne figure pas sur le contrat de travail du salarié et qu’elle assure une dimension exceptionnelle qui sort du cadre de travail habituel. Il a fallu rédiger un ordre de mission détaillé et en faire part à l’inspection du travail de la région. Une fois que l’accord a été retourné, la mission peut alors commencer dans un cadre légal. En revanche il n’est pas indispensable d’effectuer la demande tous les ans si la mission est similaire, l’accord de la direction est suffisant.

Pour assurer la traçabilité des journées de travail de Jérémy certains documents ont dû être créés : une feuille de temps de travail (ou feuille de route) notifiant ses horaires (7h par jour pas plus !), les lieux et les clients visités. Une feuille récapitulative de frais (accompagnée des factures) pour effectuer le remboursement à Jérémy. 

Gérer les risques


La notion de risque est omniprésente dans la mission J’irai faire du support chez vous A VELO !!
C’est d’ailleurs parce que les dirigeants connaissent les capacités sportives et physiques de Jérémy qu’ils ont pu lui accorder leur confiance. Outre cette dernière qui est certes indispensable, des documents légaux le sont d’autant plus. Il faut dans un premier temps faire l’analyse des nombreux risques qui entrent en compte dans la mission puis les recenser dans un ordre logique dans le Document unique des risques. C’est l’opportunité de recenser le matériel de secours nécessaire et de le commander.

De plus, il faut impérativement faire valider les compétences physiques du salarié par la médecine du travail, via une visite médicale.

Concernant l’assurance en cas d’accident, la partie corporelle est prise en charge par la sécurité sociale puisqu’il s’agit d’un accident de travail, aucune assurance particulière n’est utile. Pour la partie matériel, il faut se rapprocher de l’assureur de l’entreprise, aucun contrat particulier n’est à mettre en place selon le type d’objet à assurer. En effet, le matériel informatique est déjà assuré et pour le vélo, un arrangement à l’amiable est bien plus simple.

Un point essentiel de la sécurité est le lieu où Jérémy va pouvoir se reposer, il faut qu’il puisse trouver un hôtel facilement si le client visité n’est ni une auberge ou un gîte. Pour pallier à ce risque il doit être muni d’une liste de numéros utiles (chefs d’entreprise, standard de l’entreprise, clients visités, secours les plus proches…) ainsi que d’une carte et d’un outil duquel il pourra se connecter.

Le dernier point pour que Jérémy parte dans de bonnes conditions est la vérification du matériel, il faut tout passer en revue : vélo, outils pour réparer ce dernier, sac à dos, pharmacie, ordinateur et téléphone portable, documents à embarquer…

*Je remercie tous les utilisateurs que j'ai rencontré qui m'ont offert le gîte et le couvert pendant les 15 jours de cette opération.

administratif bilan

Commentaires (1)

Richard
  • 1. Richard | 22/07/2014
Bonjour à tous,

Votre organisation reflète l’excellence à l'identique sur e-monsite, bien structurée, rigueur, suivis. Bien que mon site ne soit pas à l'identique des autres sites (chambres,locations...), je suis très content de ce service, de ce programme qui est d'une aisance à manipuler. Encore BRAVO pour toute l'équipe.
Cordialement.
Richard Latour.

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